Datenschutzrichtlinie

Aktualisiert am: 24.12.25

1) Über den Dienst

DokBrief ist ein Online-Dienst zur Erstellung offizieller Schreiben und Dokumente auf Basis von Vorlagen. In der MVP-Version funktioniert der Dienst ohne Registrierung.

Für Anfragen zum Datenschutz können Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite nutzen.

2) Welche Daten wir verarbeiten

Wir verarbeiten nur die Daten, die Sie freiwillig in das Formular zur Dokumentenerstellung eingeben, zum Beispiel:

  • Name, Adresse und Kontaktdaten des Absenders;
  • Empfängerdaten (z. B. Arbeitgeber/Vermieter/Organisation);
  • Daten, Adressen, Beschreibungen und Textfelder;
  • ausgewählte Formulierungen und Dokumentparameter.

3) Wofür wir diese Daten verwenden

Die Daten werden ausschließlich verwendet für:

  • die Erstellung der Dokumentvorschau;
  • die Erstellung einer PDF-Datei auf Ihren Wunsch;
  • Download-Funktionen sowie (optional) die Erstellung eines Links zum Teilen der PDF.

Wir erstellen in der MVP-Version keine “Dokumenten-Historie” und führen kein Archiv Ihrer Dokumente.

4) Wie Vorschau und PDF-Erstellung funktionieren

  • Die Dokumentvorschau wird vollständig im Browser des Nutzers erzeugt.
  • Beim Klick auf „PDF herunterladen“ wird die erstellte PDF direkt an den Browser ausgeliefert und nicht als dauerhafte Datei auf dem Server gespeichert.

5) Funktion „Link zum Teilen erstellen“

Standardmäßig wird die PDF nicht gespeichert.
Wenn Sie auf „Link zum Teilen erstellen“ klicken, erstellt der Dienst eine temporäre PDF-Datei und stellt einen Download-Link bereit.

Wichtig:

  • der Link ist 60 Minuten gültig (auf der Seite erscheint die Meldung „Link ist 60 Minuten gültig“);
  • jede Person, die den Link erhält, kann die PDF herunterladen, solange der Link gültig ist;
  • nach Ablauf der Gültigkeit werden Datei und Link automatisch gelöscht.

Wir empfehlen, einen solchen Link nicht öffentlich zu teilen, wenn das Dokument personenbezogene Daten enthält.

6) Speichern wir die eingegebenen Daten

Wir speichern die eingegebenen Daten nicht als separaten „Dokumenttext“ und verknüpfen Dokumente nicht mit einem Nutzerprofil (in der MVP-Version gibt es keine Profile).
Die technische Übertragung an den Server erfolgt nur zur PDF-Erstellung und dauert nur so lange, wie es für die Durchführung erforderlich ist.

7) Cookies und technische Daten

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies (z. B. Sprachauswahl). Werbe-Cookies oder Analysen werden ohne Ihre Zustimmung nicht eingesetzt.

Der Server kann automatisch technische Daten verarbeiten:

  • IP-Adresse,
  • Browser-/Gerätetyp,
  • Zeitpunkt der Anfrage,
  • aufgerufene Seite.

Diese Daten dienen ausschließlich dem Betrieb der Website und dem Schutz vor Missbrauch und werden nur für einen begrenzten Zeitraum gespeichert.

8) Weitergabe an Dritte

DokBrief versendet keine erstellten Dokumente an Ihre Empfänger. Wenn Sie eine PDF an Arbeitgeber/Vermieter/Behörden oder Organisationen weitergeben, geschieht dies freiwillig und in Ihrer Verantwortung.

Der Dienst nutzt technische Komponenten der Website (z. B. Polylang und ACF) für die Bedienoberfläche. Inhalte Ihrer Dokumente werden nicht als dauerhaftes Archiv gespeichert.

9) Speicherfristen

  • PDF über „PDF herunterladen“: wird nicht auf dem Server gespeichert, sondern direkt an den Browser ausgeliefert.
  • PDF über „Link zum Teilen erstellen“: wird bis zu 60 Minuten gespeichert und danach automatisch gelöscht.

10) Sicherheit

Wir setzen übliche Schutzmaßnahmen ein:

  • HTTPS,
  • zeitlich begrenzte Speicherung temporärer PDFs,
  • automatische Bereinigung temporärer Dateien,
  • Verbot der Indexierung und des direkten Zugriffs auf das Verzeichnis temporärer Dokumente.

11) Ihre Rechte und Anfragen

Da Dokumente und temporäre Dateien in der MVP-Version automatisch gelöscht werden, können die Daten zum Zeitpunkt Ihrer Anfrage bereits gelöscht sein.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei der Datenschutzaufsichtsbehörde in Ihrem Wohnsitzland zu beschweren.

12) Aktualisierung der Richtlinie

Wir können diese Richtlinie bei der Einführung neuer Funktionen (Konten, Dokumenthistorie, kostenpflichtige Funktionen) aktualisieren. Die aktuelle Version ist stets auf dieser Seite verfügbar.